Polityka prywatności

W skrócie

• Administratorem Twoich danych jest Tokenuj sp. z o.o. ze Szczecina.
• Zbieramy dane, żeby uporządkować Twoją sprawę i automatycznie wygenerować wypełnione nimi szablony pism do edycji, które Ty sprawdzisz, podpiszesz i Ty złożysz. Nie działamy w Twoim imieniu i nie przyjmujemy pełnomocnictwa.
• Dane z dokumentu tożsamości zbieramy dopiero na etapie wypełniania szablonu pisma i tylko w zakresie, którego wymaga formularz zgłoszenia.
• Twoje dokumenty leżą na serwerze w Unii Europejskiej, poza katalogiem publicznym, pod losową nazwą. Gotowe pliki wysyłamy wyłącznie na adres e-mail wskazany przez Ciebie w zamówieniu.
• Nigdy nie prosimy o klucze prywatne, frazy seed ani hasła do giełd. Jeżeli ktoś prosi o nie w naszym imieniu — to oszustwo.
• Danych nie sprzedajemy i nie przekazujemy ich syndykowi, sądowi ani innym organom właściwym w sprawie ZondaCrypto. Robisz to sam, składając dokumenty.
• W każdej chwili możesz zażądać dostępu, sprostowania lub usunięcia danych: kontakt@tokenuj.pl.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest TOKENUJ Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ulicy Sienna 9, 70-542 Szczecin, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy - o numerze KRS: 0001180857, REGON: 542106457, NIP: 9552589254, o kapitale zakładowym w wysokości 7 800 zł,

Kontakt w sprawach danych osobowych:

• e-mail: kontakt@tokenuj.pl
• poczta: adres siedziby wskazany wyżej

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie mamy takiego obowiązku. Sprawy z zakresu ochrony danych prowadzi wyznaczona osoba po stronie Administratora, pod adresami wskazanymi wyżej.

2. Kogo dotyczy ta informacja

• osób, które założyły Konto i zamówiły Pakiet;
• osób, które umówiły konsultację online;
• osób kontaktujących się z nami mailem, telefonicznie lub przez formularz;
• osób odwiedzających Serwis;
• osób trzecich, których dane znajdują się w dokumentach przesłanych przez Użytkownika — np. współposiadaczy rachunku, nadawców i odbiorców przelewów, osób wskazanych w korespondencji. Wobec tych osób niniejsza polityka realizuje obowiązek z art. 14 RODO; źródłem danych jest Użytkownik, który je przesłał (pkt 8).

3. Jakie dane przetwarzamy

a) Dane konta: adres e-mail, hasło w postaci nieodwracalnego skrótu, imię i nazwisko (jeżeli podane), numer telefonu (opcjonalnie).

b) Dane sprawy: login lub adres e-mail konta na platformie, rodzaj i ilość aktywów, salda, kwota roszczenia, daty i historia transakcji, potwierdzenia wpłat i wypłat, zablokowane dyspozycje, korespondencja z operatorem platformy.

c) Dane blockchain: adresy portfeli kryptowalutowych i identyfikatory transakcji (TXID) podane przez Ciebie lub widoczne w przesłanych dokumentach. Traktujemy je jako dane osobowe — same w sobie są pseudonimem, ale w połączeniu z pozostałymi danymi Twojej sprawy pozwalają Cię zidentyfikować.

d) Dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego (jeżeli wynika z przesłanych potwierdzeń albo jest potrzebny do zwrotu), dane do faktury, informacja o dokonanej płatności otrzymana od operatora płatności. Nie otrzymujemy i nie przechowujemy numeru karty płatniczej.

e) Dane z dokumentu tożsamości — opisane osobno w pkt 4.

f) Dokumenty przesłane przez Ciebie: pliki PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX, DOCX, TXT wraz z całą ich zawartością oraz dane wyekstrahowane z tych plików.

g) Dane o zawarciu umowy: treść złożonych oświadczeń, data i godzina akceptacji, adres IP, identyfikator transakcji — potrzebne, żeby wykazać, kiedy i na jakich warunkach zawarłeś umowę.

h) Dane techniczne i dziennik zdarzeń: adres IP, identyfikator sesji, informacje o przeglądarce i urządzeniu, logi serwera, zapisy zdarzeń: logowanie, wgranie, usunięcie, wygenerowanie i wysłanie dokumentu. W dzienniku zdarzeń nie zapisujemy treści dokumentów, kwot ani numerów rachunków — tylko kto, co i kiedy zrobił.

i) Dane z konsultacji: wybrany termin, adres e-mail, notatka z ustalonego zakresu rozmowy. Konsultacji nie nagrywamy, chyba że obie strony wyrażą na to zgodę przed jej rozpoczęciem.

Czego świadomie nie zbieramy

Nie prosimy o klucze prywatne, frazy seed, hasła do giełd, kody 2FA ani dostęp do Twojego portfela lub konta na platformie. Nie potrzebujemy ich do niczego i nigdy o nie nie poprosimy.

Nie chcemy danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) — o zdrowiu, poglądach, przynależności, orientacji. Jeżeli takie dane przypadkiem znajdują się w wyciągu bankowym albo korespondencji, prosimy o ich zaczernienie przed wysłaniem. Jeżeli mimo to trafią do nas, przetwarzamy je wyłącznie jako część dokumentu dowodowego i usuwamy na żądanie.

4. Dane z dowodu osobistego i paszportu

Dane z dokumentu tożsamości zbieramy dopiero na etapie przygotowania pisma, i tylko dlatego, że formularz zgłoszenia wierzytelności wymaga jednoznacznego oznaczenia wierzyciela.

Zbieramy: rodzaj dokumentu, jego serię i numer, imiona i nazwisko, datę urodzenia, obywatelstwo, numer PESEL, adres zamieszkania.

Czego nie robimy: nie wymagamy skanu ani zdjęcia dokumentu, nie zbieramy wizerunku z dokumentu ani wzoru podpisu, nie przetwarzamy danych biometrycznych, nie kopiujemy dokumentu w całości.

Jeżeli samodzielnie wgrasz skan dokumentu tożsamości, plik pozostaje w Twojej sprawie na takich samych zasadach jak pozostałe dokumenty, a Ty możesz w każdej chwili zażądać jego usunięcia. Zalecamy wgrywanie wersji z zaczernionymi polami, które nie są potrzebne.

Podstawą przetwarzania tych danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy zawartej z nami. Danych tych nie przekazujemy syndykowi ani sądowi: znajdują się one w dokumencie, który Ty podpisujesz i Ty składasz.

5. Cele przetwarzania, podstawy prawne i okresy przechowywania

• Kontakt przed zawarciem umowy. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności przed zawarciem umowy. Okres przechowywania: do zawarcia umowy; jeżeli do niej nie dojdzie — 12 miesięcy od ostatniego kontaktu albo krócej na Twoje żądanie.
• Prowadzenie Konta. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: przez czas posiadania Konta.
• Wykonanie umowy: uporządkowanie materiału, zestawienie aktywów, automatyczne wygenerowanie wypełnionych szablonów pism, przesłanie Pakietu Sprawy na wskazany adres e-mail. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: zgodnie z pkt 6.
• Wykazanie treści i chwili zawarcia umowy (oświadczenia, IP, znacznik czasu). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO — wykazanie warunków umowy. Okres przechowywania: zgodnie z pkt 6.
• Konsultacja online. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres przechowywania: zgodnie z pkt 6.
• Rozliczenia, faktury, księgowość. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — ustawa o rachunkowości i przepisy podatkowe. Okres przechowywania: 5 pełnych lat podatkowych liczonych od końca roku, w którym wystawiono dokument.
• Obsługa korespondencji, zapytań i reklamacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO. Okres przechowywania: do zamknięcia sprawy, następnie do upływu przedawnienia roszczeń.
• Bezpieczeństwo Serwisu, dziennik zdarzeń, zapobieganie nadużyciom i przejęciom kont. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres przechowywania: logi do 12 miesięcy, dziennik zdarzeń konta — przez czas posiadania Konta i 12 miesięcy po jego usunięciu.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres przechowywania: do upływu terminów przedawnienia.
• Marketing własnych usług na wskazany kanał elektroniczny (e-mail, SMS). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, zgodnie z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Okres przechowywania: do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.
• Statystyka, analityka, remarketing — jeżeli zostaną uruchomione. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda z panelu cookies. Okres przechowywania: zgodnie z okresami z Polityki cookies, maksymalnie 24 miesiące.

6. Jak długo przechowujemy dane Twojej sprawy

Dane sprawy — dane identyfikacyjne, dane z dokumentu tożsamości, dane roszczenia, wgrane dokumenty, wygenerowane szablony pism, treść umowy i korespondencję — przechowujemy przez 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wykonaliśmy usługę. Za moment wykonania usługi uznajemy przesłanie Ci Pakietu Sprawy na wskazany adres e-mail (Regulamin, § 9 ust. 3). Jeżeli odstąpisz od umowy albo umowa wygaśnie przed wydaniem Pakietu, okres liczymy od końca roku, w którym to nastąpiło. W tym samym okresie i w tym samym celu przechowujemy oświadczenia złożone przy zamówieniu (żądanie rozpoczęcia świadczenia i przyjęcie do wiadomości utraty prawa odstąpienia) oraz potwierdzenie zawarcia umowy wysłane na Twój e-mail, ponieważ są dowodem zakresu usługi i skorzystania z prawa odstąpienia.

Robimy tak z dwóch powodów. Po pierwsze, przez okres przedawnienia roszczeń musimy móc wykazać, co dokładnie przygotowaliśmy, na jakich danych i kiedy. Po drugie, akta sprawy bywają potrzebne Tobie — jeżeli po latach będziesz chciał sięgnąć po dokumentację, chcemy ją mieć.

Możesz zażądać wcześniejszego usunięcia. Wtedy usuwamy dokumenty i dane sprawy, a zachowujemy wyłącznie minimum niezbędne do wykazania faktu i zakresu wykonanej usługi oraz dokumentację księgową: numer zamówienia, datę, zakres Pakietu, treść oświadczeń złożonych przy zawarciu umowy i fakturę. Wyjaśnimy Ci wtedy, co dokładnie usunęliśmy, a czego nie i dlaczego.

Krótsze okresy: logi techniczne — 12 miesięcy; dane osób, które nie zawarły umowy — 12 miesięcy. Po upływie tych okresów dane usuwamy albo nieodwracalnie anonimizujemy.

7. Skąd mamy Twoje dane

Przede wszystkim od Ciebie: z formularza zamówienia, z formularzy w Koncie, z dokumentów, które wgrywasz, i z korespondencji.

Informację o dokonanej płatności otrzymujemy od operatora płatności. Informacje o stanie postępowań czerpiemy wyłącznie ze źródeł publicznych (publikatory i rejestry urzędowe) — nie dotyczą one Twoich danych osobowych i nie łączymy ich z Twoim kontem inaczej niż przez wskazanie terminu w przesłanej instrukcji.

Nie kupujemy baz danych, nie pozyskujemy list poszkodowanych, nie pobieramy danych z grup i forów.

8. Dane osób trzecich w Twoich dokumentach

Wyciąg bankowy albo korespondencja mogą zawierać dane innych osób. Wtedy:

• przetwarzamy je jako administrator, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — naszym prawnie uzasadnionym interesem jest wykonanie usługi zamówionej przez Ciebie oraz możliwość obrony roszczeń;
• nie wykorzystujemy ich do żadnego innego celu, nie budujemy z nich profili i nie kontaktujemy się z tymi osobami;
• obowiązek informacyjny z art. 14 RODO realizujemy przez publikację tej polityki; w zakresie, w jakim indywidualne poinformowanie tych osób wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, stosujemy art. 14 ust. 5 lit. b RODO;
• prosimy Cię, żebyś ograniczał ten zakres — zaczerniaj lub pomijaj dane, które nie są potrzebne.

9. Odbiorcy danych — kto jeszcze ma do nich dostęp

Danych nie sprzedajemy. Nie udostępniamy ich innym użytkownikom ani podmiotom, które nie są nam potrzebne do świadczenia usługi.

Nie przekazujemy Twoich danych syndykowi, sądowi estońskiemu ani innym organom. To Ty składasz dokumenty i to Ty decydujesz, co i komu przekazujesz. Jeżeli złożysz przygotowane pismo, zawarte w nim dane stają się częścią akt postępowania na zasadach określonych przepisami właściwymi dla tego postępowania — ale dzieje się to poza naszym udziałem.

Wewnątrz naszej organizacji dostęp do danych sprawy mają wyłącznie upoważnione osoby (art. 29 RODO), zobowiązane do zachowania poufności, i tylko w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań, w szczególności do obsługi zapytań, reklamacji i konsultacji online. Szablony pism generowane automatycznie powstają bez udziału człowieka.

Powierzamy dane następującym kategoriom podmiotów, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO):

• Hosting aplikacji i bazy danych. Podmiot: OVH SAS (Francja). Rola i lokalizacja: podmiot przetwarzający; serwer i kopie zapasowe w Unii Europejskiej.
• Ochrona i dostarczanie ruchu (DNS, WAF, CDN). Podmiot: Cloudflare, Inc. (USA) wraz z Cloudflare Germany GmbH. Rola i lokalizacja: podmiot przetwarzający; przetwarza adresy IP i metadane połączeń — pkt 10.
• Rejestracja domen i DNS. Podmiot: home.pl S.A. (Polska). Rola i lokalizacja: podmiot przetwarzający.
• Poczta elektroniczna. Podmiot: home.pl sp. z o.o. Rola i lokalizacja: podmiot przetwarzający.
• Operator płatności. Podmiot: Stripe Payments Europe, Limited. Rola i lokalizacja: odrębny administrator w zakresie danych płatniczych.
• Dostawca modeli i usług AI (odczyt dokumentów). Podmiot: Anthropic Ireland, Limited ; OpenAI Ireland Limited. Rola i lokalizacja: podmiot przetwarzający.
• Narzędzie do spotkań online. Podmiot: Google Ireland Limited. Rola i lokalizacja: podmiot przetwarzający.

Zmiana dostawcy nie wymaga zmiany niniejszej polityki, ale zawsze skutkuje aktualizacją tego wykazu. Na Twój wniosek wskażemy konkretnych odbiorców, którym udostępniliśmy Twoje dane.

Dane możemy udostępnić organom publicznym, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa — w zakresie wynikającym z żądania i po sprawdzeniu jego podstawy prawnej.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Treść Twojej sprawy — dokumenty, dane roszczenia, baza danych, kopie zapasowe — pozostaje na serwerach w Unii Europejskiej.

Poza EOG mogą być przekazywane wyłącznie:

• dane techniczne połączenia (adres IP, nagłówki, metadane) przetwarzane przez dostawcę warstwy ochrony ruchu, ponieważ ma on infrastrukturę globalną;

Transfer odbywa się na podstawie jednego z mechanizmów z rozdziału V RODO:

• decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–U.S. Data Privacy Framework), gdy dostawca jest w niej certyfikowany;
• standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO);
• dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zapisanych w umowach powierzenia: szyfrowania w transmisji i w spoczynku, minimalizacji zakresu przekazywanych danych, ograniczenia dostępu.

Masz prawo uzyskać informację o zastosowanych zabezpieczeniach — napisz na kontakt@tokenuj.pl.

11. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, a wobec marketingu bezpośredniego — w każdym przypadku i bez uzasadnienia;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wnioski kieruj na kontakt@tokenuj.pl albo listownie. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych możemy przedłużyć ten termin o dwa miesiące, informując Cię o tym w pierwszym miesiącu. Realizacja praw jest bezpłatna.

Możesz też w każdej chwili zażądać usunięcia poszczególnych dokumentów albo całego Konta.

Ograniczenia praw. Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Jeżeli wykonaliśmy już usługę, zachowujemy minimum pozwalające wykazać jej zakres oraz dokumentację księgową (pkt 6). Jeżeli toczy się spór między nami, możemy zachować dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W każdej takiej sytuacji wyjaśnimy, co usuwamy, a czego nie i na jakiej podstawie.

Skarga do organu nadzorczego. Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

12. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale w części niezbędne. Bez danych identyfikacyjnych, danych o aktywach i danych z dokumentu tożsamości nie jesteśmy w stanie wygenerować wypełnionego szablonu pisma. Bez danych rozliczeniowych nie wystawimy faktury. Podanie danych w formularzu kontaktowym jest w pełni dobrowolne.

13. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

Część czynności może być wykonywana automatycznie:

• odczyt dokumentów wspomagany modelem AI proponuje wartości do zestawienia — każdą z nich potwierdzasz Ty, a system pokazuje dokument i stronę, z której pochodzi;
• generator szablonów automatycznie wstawia podane i potwierdzone przez Ciebie dane do szablonów pism. Szablony powstają maszynowo, bez udziału człowieka, i nikt ich nie sprawdza ani nie zatwierdza. To Ty je sprawdzasz, edytujesz i decydujesz, czy i jak je wykorzystać;
• system wylicza kompletność dokumentacji i wskazuje braki.

Żadna z tych operacji nie zastępuje oceny prawnej ani decyzji człowieka.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku:

• pliki przechowywane poza katalogiem publicznym, pod losowym identyfikatorem; nazwa nadana przez użytkownika nigdy nie buduje ścieżki na dysku;
• typ pliku ustalany z jego zawartości (sygnatury), nie z rozszerzenia; biała lista formatów; limit rozmiaru i liczby plików;
• gotowe dokumenty wysyłamy wyłącznie na adres e-mail wskazany przez Ciebie w zamówieniu i nie udostępniamy ich do pobrania w Serwisie;
• pliki wydawane zawsze jako załącznik, nigdy renderowane w naszej domenie;
• sesja w ciasteczku niedostępnym dla skryptów, w bazie wyłącznie jej skrót; ograniczenie liczby prób logowania; nagłówki bezpieczeństwa (CSP, zakaz ramek, blokada sniffowania typu);
• walidacja danych po stronie serwera, zapytania wyłącznie parametryzowane;
• dziennik zdarzeń bez treści dokumentów, kwot i numerów rachunków;
• szyfrowanie transmisji, kontrola dostępu oparta na rolach, regularne kopie zapasowe przechowywane w Unii Europejskiej.

Jeżeli dojdzie do naruszenia ochrony danych mogącego powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw, poinformujemy Cię o tym bez zbędnej zwłoki i zawiadomimy Prezesa UODO w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.

15. Pliki cookies

Zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii opisuje odrębny dokument — Polityka cookies, dostępny w Serwisie.

16. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, zakres usługi albo dostawcy, z których korzystamy. O każdej istotnej zmianie poinformujemy e-mailem — jeżeli mamy Twój adres — albo komunikatem w Serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie, a data wersji widnieje na początku dokumentu. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.